Estabelecer as regras para a compra de bens e serviços e para a subcontratação de serviços a terceiros na Sakeni, garantindo que os produtos e serviços adquiridos cumprem os requisitos estabelecidos e não comprometem a qualidade dos serviços prestados nem a segurança dos trabalhadores, em conformidade com a ISO 9001:2015 (cláusula 8.4 — Controlo de processos, produtos e serviços de fornecedores externos) e a (cláusula 8.1.4 — Contratação externa e aquisições).
Este procedimento aplica-se a todas as compras de bens e serviços e à subcontratação de atividades críticas na prestação dos serviços da Sakeni, incluindo: equipamentos e consumíveis de inspeção e ensaio, equipamentos de proteção individual, serviços de calibração de equipamentos de medição, serviços de medicina do trabalho, formação técnica e subcontratação de técnicos ou empresas para execução de trabalhos de inspeção e manutenção.
| Função | Responsabilidades |
|---|---|
| Gerente Administrativo | Responsável pela gestão do processo de compra, pela consulta a fornecedores e pelo arquivo da documentação associada. |
| Coordenador do SGC | Assegura que os critérios de qualidade e de SST estão definidos nas compras e que os fornecedores são avaliados conforme este procedimento. |
| Gerente de Operações | Define as especificações técnicas dos bens e serviços a adquirir, coordena as atividades subcontratadas e supervisiona os serviços prestados por terceiros. |
| Gerente Geral (CEO) | Aprova os fornecedores e os contratos de subcontratação. |
- Fornecedor externo: organização ou pessoa que fornece bens ou serviços à Sakeni, incluindo prestadores de serviços de calibração e formação.
- Subcontratado: entidade ou técnico contratado para executar, no todo ou em parte, um serviço que a Sakeni se comprometeu a prestar ao cliente.
- Compra crítica: aquisição que afeta diretamente a qualidade do serviço prestado ou a segurança dos trabalhadores — por exemplo, equipamentos de medição, EPI ou serviços de calibração.
A organização implementa sistematicamente o seguinte procedimento para garantir a aquisição de bens e serviços que cumprem os requisitos estabelecidos.
As diferentes áreas comunicam ao Gerente Administrativo as necessidades de materiais, produtos ou serviços, detalhando a especificação do bem ou serviço requerido. Para compras críticas, a especificação técnica é validada pelo Gerente de Operações e, quando envolva requisitos de SST, pelo Coordenador do SGC.
- Sempre que possível, são consultados vários fornecedores alternativos.
- Os fornecedores são avaliados com base em critérios como:
- Qualidade do produto ou serviço e adequação à especificação técnica.
- Certificações aplicáveis — nomeadamente rastreabilidade metrológica no caso de serviços de calibração e certificação dos EPI.
- Capacidade de cumprir os requisitos de SST aplicáveis.
- Preço competitivo.
- Prazos de entrega.
- Condições de pagamento.
- Os fornecedores aprovados constam de uma lista de fornecedores qualificados, sujeita a reavaliação periódica do seu desempenho.
- Quando seja necessário subcontratar um serviço, o Gerente de Operações identifica o serviço e as especificações necessárias.
- São selecionados subcontratados qualificados, avaliados pela sua capacidade técnica, pelas qualificações do pessoal que irá afetar aos trabalhos (incluindo certificações em formação técnica ou formação técnica quando aplicável), pelo cumprimento das normas aplicáveis e pela experiência.
- É formalizado um contrato que inclui o âmbito do trabalho, os requisitos de qualidade e de SST, e os critérios de aceitação.
- O Gerente de Operações acompanha o serviço prestado para verificar o cumprimento das especificações.
- Selecionado o fornecedor ou subcontratado, é emitida uma Ordem de Compra ou Ordem de Serviço que inclui:
- Descrição clara do produto ou serviço.
- Quantidade.
- Especificações técnicas e normativas aplicáveis.
- Requisitos de SST aplicáveis, quando relevante.
- Preço acordado.
- Prazo de entrega.
- A ordem é enviada ao fornecedor ou subcontratado e uma cópia é arquivada.
Os produtos ou serviços rececionados são verificados quanto ao cumprimento dos requisitos especificados. No caso de equipamentos de medição, é verificada a existência e validade do certificado de calibração; no caso de EPI, a respetiva certificação.
Caso o produto ou serviço não cumpra os requisitos, é registada uma não conformidade e comunicada ao fornecedor ou subcontratado para implementação de ações corretivas, conforme o PRO-005.
Se o produto ou serviço cumpre os requisitos, regista-se a aceitação e procede-se ao pagamento.
Todos os documentos relacionados com o processo de compras e subcontratação (ordens de compra, contratos, avaliações de fornecedores, certificados de calibração, verificações de receção) são arquivados conforme o PRO-002 e estão disponíveis para auditorias internas e externas.
- Tolerável (Aceitável): ≥ 90%
- Marginal: 80% - 89%
- Não Aceitável: < 80%
Justificação: Um cumprimento de pelo menos 90% das entregas a tempo considera-se aceitável na maioria das indústrias, já que garante a continuidade das operações sem interrupções significativas.
- Tolerável (Aceitável): ≤ 5%
- Marginal: 6% - 10%
- Não Aceitável: > 10%
Justificação: Uma percentagem baixa de não conformidades (menor ou igual a 5%) indica um bom controlo de qualidade tanto nos produtos adquiridos como nos serviços subcontratados. Um índice superior a 10% poderia significar uma necessidade de rever os fornecedores ou o processo de aquisição.
- Tolerável (Aceitável): ≥ 85%
- Marginal: 70% - 84%
- Não Aceitável: < 70%
Justificação: Um nível de satisfação superior a 85% indica que os produtos e serviços adquiridos cumprem ou superam as expectativas dos clientes internos e externos. Uma satisfação abaixo de 70% implica a necessidade de ações corretivas imediatas para melhorar a qualidade dos produtos ou serviços subcontratados.
A organização dispõe dos seguintes formatos padronizados para apoiar a implementação deste procedimento:
- Anexo 1: Formato de Avaliação de Fornecedores
- Anexo 2: Formato de Não Conformidade
- Anexo 3: Formato de Ordem de Compra (OC)
| fornecedor: | |
| Produto/serviço: | |
| Data de avaliação: | |
| Avaliador: |
| Critério | Pontuação (1-5) | Comentarios |
|---|---|---|
| 1. Qualidade do produto/serviço | ||
| 2. Cumprimento de prazos de entrega | ||
| 3. Preço competitivo | ||
| 4. Condições de pagamento | ||
| 5. Cumprimento de requisitos normativos (ISO, etc.) | ||
| 6. Atendimento ao cliente e suporte pós-venda |
(30 resulta de multiplicar 6 critérios * a pontuação máxima possível)
| nível de Aprovação | Interpretação |
|---|---|
| 90 - 100% | Excelente |
| 80 - 89% | Aceitável |
| 70 - 79% | Necessita Melhorias |
| < 70% | Não Aceitável |
Aprovação do fornecedor: [Si/No]
Ações Corretivas (se aplicável): [Descrição de ações corretivas a implementar]
Assinatura do Avaliador: _________________________
| Número de Não Conformidade (NC): | [NC-0001] |
| Data de Deteção: | [Data] |
| Detetada por: | [Nome do responsável] |
| Fornecedor/Subcontratado: | [Nome do fornecedor/subcontratado] |
| Produto/serviço: | [Descrição do produto/serviço] |
| Referência da Ordem de Compra/serviço: | [OC/OS Número] |
Detalhe da Não Conformidade: [Descrição clara e precisa da não conformidade detectada.]
Critério ou Especificação Afetada: [Norma ou especificação que não foi cumprida.]
Gravidade da Não Conformidade: | [ ] Maior | [ ] Menor
Impacto Potencial: [Descrição do impacto]
Ação corretiva necessária: [Descrição da ação corretiva]
| Responsável pela ação corretiva: | [Nome] |
| Data de Implementação: | [Data] |
| Descrição da ação corretiva implementada: [Descrição detalhada das ações tomadas para corrigir a não conformidade.] |
|
Data de Verificação: [Data]
Resultado da Verificação:
[Descrição do resultado da verificação da eficácia da ação corretiva.]
| Avaliador: | [Nome do avaliador] |
| Assinatura do Avaliador: | _________________________ |
Data de Encerramento: [Data de encerramento da NC]
Responsável pelo Encerramento: [Nome do responsável pelo encerramento]
| Número da Ordem de Compra (OC): | [OC-0001] |
| Data de Emissão: | [Data] |
| Fornecedor/Subcontratado: | [Nome do fornecedor/subcontratado] |
| Morada do fornecedor: | [direção] |
| Telefone de Contacto: | [Telefone] |
| Correio Eletrónico: | [Correio do fornecedor] |
| Responsável pela Compra: | [Nome do responsável pela compra] |
| Item | Descrição | Quantidade | Unidade de Medida | Preço Unitário | Preço Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | [Descrição detalhada do produto/serviço] | [Quantidade] | [Unidade] | [Preço unitário] | [Preço total] |
| 2 | [Descrição detalhada do produto/serviço] | [Quantidade] | [Unidade] | [Preço unitário] | [Preço total] |
| Total General: | [Total final na moeda correspondente] | ||||
- Prazo de Entrega: [Número de dias ou data-limite]
- Lugar de Entrega: [direção onde se entregarán os productos o serviços]
- Condições de Pago: [Especificar o método e termos de pagamento: crédito, transferência, etc.]
- Garantia: [Duração e condições da garantia, se aplicável]
- Requisitos Normativos: [Qualquer norma ou especificação que o produto/serviço deve cumprir, por exemplo, ISO 9001.]
| Emitido por: | [Nome do responsável que emite a ordem] |
| Assinatura: | _________________________ |
| Aprovado por: | [Nome do aprovador (se requer dupla assinatura)] |
| Assinatura: | _________________________ |
[Espaço para incluir qualquer observação ou instrução especial relacionada com a ordem de compra.]
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 002 | Pendente de validação | Original | CEO |