O objetivo deste procedimento é estabelecer as regras para o controlo dos registos gerados no Sistema de Gestão da Qualidade (SGC) da Sakeni, de acordo com os requisitos das normas ISO 9001:2015 e (cláusula 7.5 — Informação documentada). Procura-se garantir a autenticidade, integridade, acessibilidade e retenção adequada dos registos enquanto evidência objetiva do desempenho do SGC.
Este procedimento é aplicável a todos os registos gerados na Sakeni como parte do Sistema de Gestão da Qualidade, incluindo os associados à qualidade e à segurança e saúde no trabalho, produzidos em escritório ou em campo.
Tipos de registos abrangidos: relatórios de inspeção e certificados emitidos aos clientes, registos de calibração de equipamentos de medição, qualificações e certificações do pessoal operacional (formação e capacitação técnica), registos de entrega de EPI, relatórios de auditoria interna, avaliações de riscos, atas de reuniões de segurança, registos de formação, registos de não conformidades e ações corretivas, e qualquer outro registo que evidencie o desempenho do SGC.
| Função | Responsabilidade |
|---|---|
| Coordenador do SGC | Assegura que todos os registos do SGC são geridos de acordo com os requisitos normativos e as políticas internas, supervisionando a implementação deste procedimento. |
| Gerentes de Área | Supervisionam e garantem que os registos gerados nas suas áreas são completos, precisos e mantidos conforme este procedimento, reportando qualquer desvio ao Coordenador do SGC. |
| Coordenador/Fiscalizador | Assegura que os registos produzidos em campo (folhas de inspeção, registos de ensaio, listas de verificação) são preenchidos de forma legível e completa no momento da execução e entregues para arquivo. |
| Assistente Administrativo | Encarrega-se da conservação, arquivo e eliminação dos registos conforme estabelecido neste procedimento, mantendo o sistema de gestão documental atualizado. |
| Auditores Internos | Verificam a conformidade na gestão de registos durante as auditorias internas, emitindo constatações e recomendações de melhoria. |
A organização implementa os seguintes passos para o controlo efetivo dos registos do SGC:
Os registos são gerados no decurso das atividades do SGC — execução de inspeções e ensaios, manutenções, auditorias, avaliações de riscos, formações. Devem ser claros, legíveis, completos e refletir a evidência objetiva da atividade realizada, sendo preenchidos no momento da execução e não reconstituídos posteriormente.
Todos os registos são identificados de forma única, indicando a referência do documento, data de emissão, tipo de registo e a pessoa responsável pela sua produção ou validação. Esta identificação garante a rastreabilidade e facilita a recuperação da informação — particularmente relevante para relacionar um relatório de inspeção com o equipamento de medição utilizado e com o técnico que o executou.
São armazenados em sistemas informáticos seguros, que permitem o acesso controlado e a proteção dos dados através de autenticação de utilizadores.
São armazenados em locais seguros, com acesso restrito, de forma a proteger a integridade e a confidencialidade da informação.
Em ambos os casos, os registos estão facilmente acessíveis ao pessoal autorizado, sem comprometer a sua segurança, cumprindo os princípios de confidencialidade, integridade e disponibilidade.
- Segurança: os registos são protegidos contra danos, perdas, acessos não autorizados, alterações ou destruição acidental, através de controlos físicos e lógicos.
- Cópias de segurança: para os registos eletrónicos são estabelecidos procedimentos de cópia de segurança periódica, armazenadas em local seguro.
- Confidencialidade: os dados dos clientes contidos nos relatórios de inspeção e os dados pessoais dos trabalhadores são tratados como informação confidencial, com acesso limitado a quem deles necessite. Os dados de saúde seguem o regime específico do PRO-021.
- Conservação: os registos são conservados durante o período definido no plano de retenção.
Períodos de retenção: os registos são conservados pelo tempo necessário ao cumprimento dos requisitos legais, contratuais ou da organização. Os períodos concretos por tipo de registo ficam pendentes de definição pela organização, devendo considerar os requisitos contratuais dos clientes do setor do petróleo e gás (manpower), que frequentemente exigem a conservação de relatórios de inspeção por vários anos.
Eliminação: decorrido o período de retenção, os registos são eliminados de forma segura e responsável — destruição física para registos em papel e eliminação segura para registos eletrónicos. A eliminação é registada para garantir a rastreabilidade.
Os registos são revistos e auditados periodicamente para verificar a sua integridade, acessibilidade e conformidade com os requisitos estabelecidos. As auditorias internas verificam o cumprimento deste procedimento e a eficácia no controlo dos registos.
A revisão dos registos é realizada pelo menos uma vez por ano, no âmbito da Revisão pela Direção do SGC.
- Plano de Retenção de Registos do SGC
- PRO-001 — Procedimento de Controlo de Informação Documentada
- PRO-004 — Procedimento de Auditorias Internas
- PRO-021 — Procedimento de Controlo de Saúde Ocupacional (regime específico dos dados de saúde)
- Manual do Sistema de Gestão da Qualidade
- ISO 9001:2015 — Sistemas de Gestão da Qualidade (cláusula 7.5 — Informação documentada).
- Requisitos legais angolanos aplicáveis em matéria de conservação documental e proteção de dados pessoais.
- Requisitos contratuais dos clientes quanto à conservação de relatórios e certificados de inspeção.
| Versão | Data | Descrição | Aprova |
|---|---|---|---|
| 000 | Pendente de validação | Original | CEO |